Règlement intérieur de la SFSD (au 3 décembre 2020)
Préambule
Le présent règlement intérieur complète les statuts de la Société Française de Santé Digitale et est le moyen de veiller au bon fonctionnement et à la bonne organisation de l’Association. Il permet de préciser les règles prévues dans les statuts de la SFSD. Son contenu peut évoluer dans l’intérêt d’une meilleure administration de l’Association. Les dispositions du règlement intérieur sont opposables aux membres de l’Association ainsi qu’aux tiers partenaires de la SFSD. L’adhésion aux statuts ou leur acceptation vaut adhésion au règlement intérieur. La vie de l’Association est animée et gérée par un Conseil d’Administration, une Assemblée Générale, un Bureau, des comités et des départements. L’Association est présidée par un président ou par deux
co-présidents. Chaque membre de l’association apporte à la Présidence une déclaration d’intérêt dans le respect des conditions fixées par la législation applicable dans le champ sanitaire chaque fois que la Présidence le sollicite (cf. Annexe).
Article 1 : Le Conseil d’Administration Composition
Comme le précise l’article 9 des statuts, le nombre de membres élus du Conseil d’Administration doit répondre aux besoins des actions opérationnelles menées par l’Association. Le Conseil d’Administration est composé de (Annexe) : Les membres élus permanents sont proposés au bureau par la Présidence de la SFSD qui statue en dernier ressort. Chaque candidature est adressée à la Présidence et doit être accompagnée d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation décrivant le projet du postulant au sein de l’association. Leur mandat prend fin au terme du mandat de la Présidence en exercice de l’Association. Les membres permanents du conseil d’administration sont :
1.1 Les membres du bureau (cf. Article 2)
Les coordonnateurs
Se doivent de réunir leur(s) comité(s) au moins 4 fois par an Planifient, animent et coordonnent les comités, en effectuent des comptes rendus Proposent des axes de travail en lien avec la stratégie du(des) vice-président(s) Nomment les responsables de section avec son(ses) vice-président(s) et il suit(vent) l’avancée des travaux Est(sont) force de proposition auprès de son(ses) vice-président(s). Ils sont responsables de la production des sections.
Les responsables de département
Sont choisis par les présidents de collège. Ils planifient, animent et coordonnent les groupes de travail. Suivent l’avancée des travaux Sont force de proposition et de productions auprès des présidents de collèges Sont experts dans le domaine du département Les responsables du département télémédecine est médecin ou chirurgien-dentiste ou sage-femme, les responsables du département télésoin est auxiliaire médical ou pharmacien, les responsables des départements « intelligence artificielle » et « objets connectés, DM, SI » sont également experts dans ces domaines.
Les responsables de sections (UMD uniquement)
Sont choisis par le(s) vice-président(s) et les coordonnateurs Planifient, animent et coordonnent les productions et la mise en place de formation de l’Université de la Médicine Digitale (UMD) Suivent l’avancée des travaux et sont force de proposition auprès des vice-présidents et coordonnateurs. Les membres temporaires sont les porteurs des projets sélectionnés par le bureau. La sélection du projet fait de son porteur un membre du conseil d’administration. Son mandat arrive à échéance avec l’aboutissement du projet. Ils rendent compte de leurs actions aux responsables de département.
1.2. Convocation
Le Conseil d’Administration se réunit en tout lieu fixé par l’auteur de la convocation. La convocation peut être effectuée par lettre simple ou e-mail. Elle comprend l’ordre du jour et mentionne la date et le lieu de réunion. Elle est effectuée au moins quinze jours avant la tenue du Conseil d’administration. Deux absences consécutives sans motif amènent à l’exclusion de l’Administrateur.
1.3. Mode de délibération au sein du conseil d’administration
Les membres du Conseil d’Administration peuvent assister aux réunions par tous moyens de télécommunication (visioconférence, téléconférence, ou toute autre technologie permettant la participation à distance). Un membre participant par voie de télécommunication est réputé présent. Tout membre du Conseil d’Administration peut donner une procuration à un autre membre pour se faire représenter. Un membre du Conseil d’Administration peut recevoir plusieurs procurations. Le procès-verbal ou le compte rendu du Conseil est signé par la Présidence. Il est validé au début du Conseil d’administration suivant.
Article 2 : Le Bureau
Le Bureau est l’organe décisionnaire et dirigeant de l’Association. Il a la charge du bon déroulement de la vie associative et du congrès annuel de la SFSD. Il fait respecter le RI et les Statuts ainsi que de la charte éthique. Il assure le suivi et la réalisation de la stratégie de l’Association. Chaque membre du Bureau a un rôle bien défini (cf. Article 2.2). Ses décisions sont présentées au Conseil d'Administration, afin d'assurer le bon fonctionnement de l'Association. Tous les administrateurs peuvent être sollicités pour rédiger ou enseigner en qualité d’experts les formations de la SFSD. Les membres du bureau se doivent de répondre aux sollicitations de validation de documents faites par les présidents.
2.1. Modalités de l’élection
Les membres du Bureau sont nommés par la Présidence au début de son mandat et présentés au Conseil d’Administration au sein du Conseil d’Administration.
2.2. Composition et pouvoirs des membres du Bureau
2.2.1. président et coprésident en exercice
La présidence en exercice peut diriger l’Association pour la durée de son mandat. La Présidence en exercice dispose des pouvoirs les plus étendus pour représenter et engager l’Association dans tous les actes de la vie civile. Elle veille au respect des valeurs que porte l’Association (excellence, innovation, engagement, éthique et proximité). Elle dispose également des pouvoirs suivants : Missionner au Trésorier l’ordonnance des dépenses et le recouvrement des recettes ; Trancher en cas d’égalité parfaite lors des Conseils d’Administration ou du Bureau ; Convoquer les Assemblées Générales, les Conseils d’administration et les réunions de Bureau Présenter le rapport moral à l’Assemblée Générale ; Présenter et rendre compte chaque année du plan stratégique de l’Association ; Organiser et veiller au bon déroulement des débats ; Initier et développer des partenariats avec des organismes, sociétés et institutions nationaux et internationaux et rechercher les financements pour réaliser les objectifs de l’Association Proposer les administrateurs de l’Association à l’Assemblée générale Gérer la communication et l’évolution des sites internet. Etre les interlocuteurs privilégiés des sous-traitants. Déléguer au Secrétaire Général les relations avec le sous-traitant congrès Développer le réseau de la SFSD à l’étranger, au niveau européen, au niveau international, et notamment au sein de la francophonie
2.2.2. Président Elu ou Elect Président
Avant d’exercer son mandat de Président en exercice, le Président Elect est élu par le Conseil d’Administration au moins un an avant sa prise de fonction officielle. Il exerce le mandat de Président-élu au sein du Bureau. A la demande de la Présidence en exercice, il l’assiste dans l’exercice de son mandat et représente l’Association dans les actes de la vie civile. Il supplée et remplace la Présidence avec les mêmes responsabilités que la Présidence en exercice en cas d’absence ou d’empêchement et en accord avec celle-ci.
2.2.3. Past- Président
À la fin de son mandat, la Présidence, si elle n’est pas réélue, demeure administrateur du Conseil d’Administration et exerce au sein du Bureau le mandat de Past-Président pour une période de trois ans. À la demande de la Présidence, il représente l’Association dans les actes de la vie civile et peut l’assister dans l’exercice de son mandat. Il supplée et remplace la Présidence avec les mêmes responsabilités que celle-ci en cas d’absence ou d’empêchement de celle-ci.
2.2.3. Vice- Présidents
La SFSD comprend des Vice-Présidences associées. Une vice-présidence comprend un ou deux vice-présidents : La Vice-Présidence en charge de l’Université de la Médecine Digitale (UMD) a pour mission d’initier, de proposer et de réaliser des programmes de formation initiale et/ou continue adressés à tous les acteurs de la santé digitale, en lien avec l’objet social de la SFSD et de développer la recherche en pédagogie. Ils sont en charge de la stratégie de l’UMD et garantissent sa mise en œuvre. Ils sont responsables des ressources humaines affectées à l’UMD. Ils sont responsables de la bonne gestion du budget pour lequel ils rendent compte au trésorier. Ils rendent compte de leurs actions aux Présidents. La Vice-Présidence en charge du Centre d’études et de Recherche en Sciences Humaines et Sociales en Santé Digitale (CR3SD) a pour mission d’accompagner les projets de la SFSD dans la sphère de compétence sociale, humaine, juridique, économique et éthique. Elle rédige et met en œuvre la charte éthique de l’Association. Elle apporte l’expertise scientifique et éthique aux productions de la SFSD dans ses champs de compétences. Elle établit et rend compte de sa stratégie et la soumet à l’approbation du bureau. Pour ce faire, elle est responsable des ressources humaines affectées en son sein. Elle est responsable de la bonne gestion du budget pour lequel elle rend comptes au trésorier. Elle rend compte de ses actions à la Présidence. Les Vice-Présidences sont nommées par la Présidence pour la durée de son mandat. Leurs mandats sont renouvelables une fois. Elles ne sont pas médecins et doivent être représentatives de la pluri-professionnalité de la SFSD. Les vice-présidences choisissent leur coordonnateur de comité. Ensemble, ils choisissent les responsables de sections. Les Vice-Présidences représentent la Présidence dans les domaines relevant de leurs sphères de compétences. Les Vice-Présidences assistent la Présidence à sa demande et dans l’exécution de son mandat. À la demande de la Présidence, les vice-présidences représentent l’Association dans les actes de la vie civile et l’assistent dans l’exercice de ses missions. Elles suppléent et remplacent la Présidence avec les mêmes responsabilités que la Présidence en exercice en cas d’absence ou d’empêchement de celle-ci, dans les domaines qui relèvent de leurs compétences.
2.2.4. le Délégue Général aux Relations Institutionnelles
Le(s) Délégué(s) Général(aux) aux Relations Institutionnelles est(sont) en charge des liens entre la SFSD, les institutions et les sociétés savantes. Il(s) développe(nt) la politique institutionnelle de l’association auprès des instances concernées par la santé digitale. Il(s) rend(ent) compte en direct de ses(leurs) actions à(aux) Président(s).
2.2.5. Les Présidents des Collèges
L’association s’organise en Collèges animés par des présidents et présidents associés. Les Présidents de Collèges sont nommés par le conseil d’administration sur proposition des Présidents. Ils ont une expertise reconnue dans le domaine qui leur est confié. Ils sont légitimes et impliqués dans le monde de la santé digitale (reconnus par les institutions et les acteurs du monde de la santé). Les Présidents de Collèges ont en charge de proposer et de développer la stratégie du domaine d’expertise de leur collège. Ils ont la responsabilité des ressources humaines de leur collège. Ils sollicitent en cas de besoin les vice-présidences dans leur domaine de compétence respective.
Collège TELESANTE, dont la mission est le développement de la recherche clinique et scientifique en télémédecine et télésoin. Il produit des recommandations de bonnes pratiques professionnelles pour un service en santé digital amélioré.
Collège du numérique, dont la mission est de développer une réflexion autour de l’usage du numérique en santé et de contribuer à l’élaboration et la diffusion d’un savoir en la matière. Il a pour mission d’accompagner les acteurs de la santé digitale à l’utilisation du numérique au service de la santé. Il produit des recommandations de bonnes pratiques professionnelles pour un service en santé digital amélioré. Il appartient à la Présidence en exercice de proposer au Conseil d’Administration des candidats aux collèges. Les Présidents de Collège élus siègent au Conseil d’Administration et au Bureau. Si le candidat proposé par la Présidence n’est pas élu, la Présidence est en charge de soumettre une autre candidature dans un délai raisonnable. Le Conseil d’Administration ne peut refuser que deux candidatures successives pour le même collège. Dans cette hypothèse, la Présidence décide en dernier lieu.
2.2.6. Le(s) Secrétaire(s) Général(aux)
Il(s) dispose(nt) des pouvoirs suivants : Convoquer les Assemblées Générales extraordinaires et ordinaires Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions de l’Association En charge de toutes les démarches réglementaires : Préfecture, INSEE, DIRECCTE, … Organiser et contrôler le bon déroulement des votes Créer la liste d’émargement des réunions de l’association Élaborer avec le(s) Président(s) l’ordre du jour du Conseil d’Administration, des AGO ou AGE Est(sont) chargé(s) du traitement du courrier de la Présidence, des Vice-Présidences et du(des) Trésorier(s) de la SFSD Est(sont) responsable(s) du bon fonctionnement des adhésions (relances, newsletters) Est(sont) l’interlocuteur privilégié du prestataire du congrès en charge de l’organisation opérationnelle du congrès Le(s) Secrétaire(s) Général(aux) peut(vent) se faire assister par un service de secrétariat. Le secrétariat administratif lui(leur) est(sont) rattaché hiérarchiquement
2.2.7. Le(s) Trésorier(s)
l(s) dispose(nt) des missions suivantes : Exécuter les dépenses et recouvrer les recettes Ouvrir un compte bancaire et assurer les relations bancaires de la SFSD Contrôler la comptabilité Définir et mettre en place des procédures et des circuits de facturation Dresser annuellement les comptes (bilan, compte de résultats et si nécessaire, une annexe) Se faire assister dans sa mission par un comptable pour établir les devis, les factures, le bilan annuel, le suivi trimestriel du prévisionnel et du réalisé Présenter annuellement devant l’assemblée générale et au Conseil d’Administration un rapport financier et il en reçoit quitus Participer aux prises de décisions budgétaires Organiser la gestion des adhésions en ligne et par chèque Rendre compte des actions au Bureau
2.2.8. le responsable des usagers
Le responsable des usagers, nommé par France Asso Santé, représente la voix des usagers au sein du Bureau.
2.2.9. Le responsable du comité scientifique du congrès
Chaque année en Janvier le bureau choisit l’un de ses membres pour être responsable du comité scientifique du congrès. Il propose au bureau les membres constituant le comité scientifique pour la fin février. Il est en charge de l’animer, de rédiger avec le comité scientifique le programme, le thème et titre, du congrès et le propose au bureau. Il présente au bureau un pré programme en Juin de l’année. Pour chaque session des chairmans sont choisis et proposé au bureau. Avec la société prestataire il s’assure du recrutement des orateurs pour chaque session et s’assure de la finalisation du programme pour fin Septembre. Il est en lien avec le secrétaire général qui assure le bon fonctionnement de l’organisation opérationnelle du congrès et qui fera pour cela obligatoirement partie du comité scientifique Il rend compte des avancées de la réalisation du congrès au bureau
2.3. Composition et pouvoirs des membres du comité ethique et scientifique et des membres du comité pédagogique
2.3.1 comité ethique et scientifique
Le responsable du comité scientifique et éthique établit une feuille de route et un plan d’actions à destination du bureau pour la durée de son mandat. Cette feuille de route est validée par la Présidence. Il réunit son comité au moins 4 fois par an. Les membres du comité éthique et scientifique apportent leur expertise dans les projets proposés par le coordinateur du comité chaque fois que celui-ci le leur demande et lui font part de leur disponibilité ou non pour la conduite de ces projets et leur mise en œuvre.
2.3.2 comité pédagogique
Le responsable du comité pédagogique établit une feuille de route et un plan d’actions à destination du bureau pour la durée de son mandat. Cette feuille de route est validée par la Présidence. Il réunit son comité au moins 4 fois par an. Les membres du comité pédagogique apportent leur expertise dans les projets proposés par le coordinateur du comité chaque fois que celui-ci le leur demande et lui font part de leur disponibilité ou non pour la conduite de ces projets et leur mise en œuvre.
2.4. Mode de délibération au sein du bureau
Les membres du Bureau peuvent assister aux réunions du Bureau par tous moyens de télécommunication (visioconférence, téléconférence, ou toute autre technologie permettant la participation à distance). Un membre participant par voie de télécommunication est réputé présent. Les membres du Bureau n’ont pas la faculté de se faire représenter.
2.5. Rémunération
Les membres du Conseil d’Administration, et les membres constituant le Bureau exercent leur mandat bénévolement sauf décision contraire prise à la majorité des membres du Bureau. Les frais liés à la représentation de l’Association dans les actes de la vie civile, ainsi que les frais de déplacement sont remboursés sur présentation des justificatifs au Trésorier. Les administrateurs enseignants peuvent, lorsqu’ils enseignent pour la SFSD, être rémunérés dans le cadre d’une convention de partenariat (cf. Annexe).
2.6. Délégation
La Présidence, le Past Président, les Vice‐Présidences, le Conseil d’Administration, le Bureau, ou l’un de leurs membres peuvent déléguer leurs pouvoirs (hormis en matière d’exécution des dépenses et de recouvrement des recettes), sous réserve des règles suivantes : La durée de la délégation doit être limitée dans le temps Les décisions du délégué doivent être approuvées par le délégant pour être exécutoires immédiatement La délégation doit avoir un objet précis et un but déterminé
2.7. Mode de transmission des documents
Les communications de documents se feront par internet à l’adresse internet indiquée par les adhérents ou membres. Tous les documents doivent obligatoirement être adressés au secrétariat général pour classement et archivage. Toutes les productions issues de la SFSD doivent comporter la mention suivante « ce document est la propriété de la SFSD. Toute reproduction ou diffusion est interdite et s’expose à une action en responsabilité civile »
2.8. Fonctionnement
Le Bureau est convoqué par mail par le(s) Secrétaire(s) Général(aux) une semaine avant. L’ordre du jour est établi par la Présidence et le(s) Secrétaire(s) Général(aux). Deux absences consécutives sans motif amènent à l’exclusion de l’Administrateur du Bureau.
Article 3 : Assemblées Générales – Règles communes
L'Assemblée Générale comprend tous les adhérents à la SFSD ayant acquitté leurs cotisations annuelles à la date de convocation de l’Assemblée générale.
3.1. Cotisation
La cotisation annuelle des membres est fixée selon une grille ré évaluable chaque année. Sont reconnus comme adhérents les membres fondateurs et membres actifs ayant réglé leur cotisation, ainsi que les membres bienfaiteurs, ayant fait un don supérieur au montant de la cotisation annuelle. L’Association peut bénéficier de toute ressource qui ne lui est pas expressément interdite par les lois et règlements en vigueur.
3.2. Modalités de convocation - Mise à disposition des documents
L’Assemblée Générale se tient en tout lieu fixé par l’auteur de la convocation. La convocation peut être effectuée par lettre simple ou email. La convocation comprend l’ordre du jour et mentionne la date et le lieu de l’Assemblée Générale. Elle est effectuée au moins quinze jours avant la tenue de la réunion. Les différents documents et rapports présentés aux Assemblées Générales seront mis à disposition des membres et adhérents au siège de l’Association.
3.3. Bureau de l’Assemblée – Feuilles de présence – Procès- verbaux
La Présidence en exercice préside l’Assemblée Générale. Elle désigne le(s) secrétaire(s) général(aux) comme secrétaire de séance. Ensemble, ils constituent le bureau de l’Assemblée. Une feuille de présence est établie par le(s) Secrétaire(s) Général(aux) sur laquelle tous les membres doivent émarger. Le procès-verbal des Assemblées Générales est signé par la Présidence et le(s) Secrétaire(s) Général(aux).
3.4. Modes de scrutin
Le mode de scrutin est établi par le(s) Président(s) en début des Assemblées Générales. En ce qui concerne le vote par correspondance ou par visioconférence, le mode du scrutin est établi au moment de la convocation. En fonction des décisions à prendre, le vote peut s’effectuer à main levée, par bulletin secret, par correspondance ou par procuration. Tout membre des Assemblées générales peut donner une procuration à un autre membre pour se faire représenter. Un membre de des Assemblées générales peut recevoir plusieurs procurations. Chaque membre ou adhérent de l’Association dispose d’une voix et ne peut s’exprimer en son nom propre qu’une seule fois par vote, mais peut voter pour un nombre illimité de mandants.
3.4.1. Vote à main levée
Lors d'une Assemblée Générale organisée sur site ou par visioconférence, la Présidence peut recourir au vote à main levée. Les bulletins de vote par correspondance numérique ou postale seront pris en compte dans le cadre du vote à main levée.
3.4.2. Vote par bulletin secret
Le bulletin de vote est établi sur support papier et reprend chacun des points de l’ordre du jour. Il comporte, pour chaque résolution soumise au vote, les possibilités de choix suivant : « Rejet » ; «Approbation ». Le vote par correspondant numérique ou postale ou le vote par visioconférence ne sont dans cette hypothèse pas envisageable. Un vote blanc est considéré comme un vote contre.
3.4.3. Vote par correspondance postale ou numerique
Le bulletin de vote ou le courriel, comportant le nom de l’adhérent, devra être adressé dûment rempli et signé au secrétaire général de l’Association au plus tard trois jours avant la réunion. Les enveloppes ou courriels seront ouverts pendant le vote de l’Assemblée Générale. Les bulletins blancs seront attribués à la Présidence, sans limitation de leur nombre, la Présidence les utilisant pour voter.
3.4.5. Vote par procuration
Lors d’une Assemblée Générale organisée sous la forme d’une réunion physique, les procurations désignent l’adhérent ou le membre mandaté. Toutefois, les procurations en blanc (sans indication d’un adhérent ou membre mandaté) sont valides. Celles- ci sont alors confiées à la Présidence en exercice qui émet le vote. Le nombre de procurations dont peut disposer un mandataire est illimité.
3.5. Assemblée Générale Ordinaire
Elle est compétente pour : L’approbation du rapport moral et d’activité présentée par la Présidence L’approbation des comptes présentée par le Trésorier L’élection des membres du Conseil d’Administration Le plan d’action stratégique de l’année à venir
3.6. Assemblée Générale extraordinaire
Elle est compétente pour : L’approbation de toutes modifications des statuts L’approbation du règlement intérieur Toute proposition de modification du présent Règlement sera présentée par la Présidence en exercice à l’approbation définitive de l’Assemblée Générale Extraordinaire la plus proche.
3.7. Communication
3.7.1. Communication interne
Les membres du Conseil d’Administration sont amenés à représenter la SFSD lors de différentes manifestations scientifiques, institutionnelles et autres. A cet effet ils se doivent avant toute communication : De présenter la SFSD, son objet, et de se servir des supports de communication mis à leur disposition (masque de présentation, charte graphique) De faire apparaître systématiquement le logo de la SFSD, après autorisation de la SFSD obtenue auprès du Secrétaire Général qui en informera la Présidence
3.7.2. Communication externe
Le respect du code de bonne conduite (cf. Annexe) et de la charte éthique (cf. Annexe) sont prioritaires, à la fois pour les administrateurs et dans les relations avec les partenaires. Dans le cadre des groupes de travail, le chef de projet a obligation de faire signer un accord de participation à un groupe de travail de la SFSD pour garantir la confidentialité des échanges.
Règlement intérieur du 30 Novembre 2020
| ANNEXES.pdf |
Professeur Nathalie SALLES, Présidente
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Mme Lydie Canipel,
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M. Thomas Riquier,
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