Règlement intérieur de la SFSD (au 23 septembre 2019)
PREAMBULE
Le présent règlement intérieur complète et précise les statuts de la Société Française de Santé Digitale dont le siège est chez :
Mme Christine Salvert –Grizet
34 rue de l’Artois
17440 Aytré.
Il est rédigé en complément des statuts. Son contenu peut évoluer dans l’intérêt d’une meilleure administration de l’Association. Les dispositions du règlement intérieur sont opposables aux membres de l’Association ainsi qu’aux tiers partenaires de la SFSD. L’adhésion aux statuts, ou leur acceptation, vaut adhésion au règlement intérieur.
La vie de l’Association est animée et gérée par un Conseil d’Administration, une Assemblée Générale, un Bureau, deux collèges, des comités et des départements. L’Association est présidée par un Président et deux Vice-‐Présidents.
1. Art. 1 : Le Conseil d’Administration
1.1. Composition
Comme le précise l’article 9 des statuts, le Conseil d’Administration est composé d’au plus 30 membres élus.
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION EST COMPOSE DE :
1 . 1 . 1 . Les membres élus permanents sont proposés au conseil d’administration par le Président qui statue en dernier ressort.
Leur candidature est proposée au Conseil d’Administration au moins quinze jours avant la réunion de l’Assemblée Générale.
Elles sont adressées au Président. Chaque candidature doit être accompagnée d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation décrivant le projet du postulant au sein de l’association. Leur mandat prend fin au terme du mandat du Président de l’Association en exercice.
Les membres permanents du conseil d’administration sont :
‐ les membres du bureau
‐ les coordonnateurs
La sélection du projet fait de son porteur u n membre du conseil d’administration.
Son mandat arrive à échéance avec l’aboutissement du projet.
Tous les membres ont une voix délibérative.
1.2. Convocation
Le Conseil d’Administration se réunit en tout lieu fixé par l’auteur de la convocation.
La convocation peut être effectuée par lettre simple ou email.
Elle comprend l’ordre du jour et mentionne la date et le lieu de réunion.
Elle est effectuée au moins quinze jours avant la tenue du Conseil d’administration.
1.3. Mode de délibération au sein du Conseil d'Administration
Les membres du Conseil d’Administration peuvent assister aux réunions par tous moyens de télécommunication (visioconférence, téléconférence, ou toute autre technologie permettant la participation à distance).
Un membre participant par voie de télécommunication est réputé présent.
Tout membre du Conseil d’Administration peut donner une procuration à un autre membre pour se faire représenter.
Un membre du Conseil d’Administration peut recevoir plusieurs procurations.
Le procès verbal ou le compte rendu du Conseil est signé par le Président.
l est validé au début du Conseil d’administration suivant.
2. ART.2 Le Bureau
Le Bureau est l’organe décisionnaire et est organisé selon le schéma visé à l’ANNEXE 1.
Néanmoins, pour être conformes, ses décisions seront présentées au Conseil d'Administration, afin d'assurer le bon fonctionnement de l'Association.
2.1. Modalités de l’élection
Les membres du Bureau sont au nombre de 12 et sont élus par le Conseil d’Administration sur proposition du président.
2.2. Composition et pouvoirs des membres du Bureau
2.2.1. Le Président en exercice
Le Président dispose des pouvoirs les plus étendus pour représenter et engager l’Association dans tous les actes de la vie civile.
Il dispose également des pouvoirs suivants:
2.2.2. Past-Président
À la fin de son mandat, le Président, s’il n’est pas réélu ou ne candidate pas à sa succession, demeure administrateur du Conseil d’Administration et exerce au sein du Bureau le mandat de Past-Président pour une période de trois ans.
À la demande du Président, il représente l’Association dans les actes de la vie civile et peut l’assister dans l’exercice de ses missions sur sa demande.
Il supplée et remplace le Président avec les mêmes responsabilités que le Président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.
2.2.3. Vice-Présidents
La SFSD compte deux Vice-Président(e)s :
Les Vice-Présidents sont nommés par le Président pour une durée de 3 ans. Leurs mandats sont renouvelables une fois.
Les Vice-Présidents ne sont pas médecins et doivent être représentatifs de la pluriprofessionnalité de la SFSD.
Les Vice-Présidents représentent la Présidence dans les domaines relevant de leurs sphères de compétences. Les Vice-Présidents assistent le Président, à sa demande, dans l’exécution de leurs missions.
À la demande du Président, ils représentent l’Association dans les actes de la vie civile et l’assistent dans l’exercice de ses missions. Ils suppléent et remplacent le Président avec les mêmes responsabilités que le Président en exercice en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier, dans les domaines qui relèvent de leurs sphères de compétences.
Les vice‐présidents choisissent leur coordonnateur de comité. Ensemble, ils choisissent les responsables de sections.
2.2.4. Le Délégué Général aux Relations Institutionnelles
Le Délégué Général aux Relations Institutionnelles est en charge des liens entre la SFSD et les institutions.
l développe la politique institutionnelle de l’association auprès des instances concernées par la santé digitale.
Il rend compte en direct de ses actions au Président et aux Vice‐Présidents.
2.2.5. Les Présidents des Collèges
L’association s’organise en deux Collèges animés par deux présidents.
Les Présidents de Collèges sont nommés par le conseil d’administration sur proposition du Président. Ils ont une expertise reconnue dans le domaine qui leur est confié. Ils sont légitimes et impliqués dans le monde de la santé digitale (reconnus par les institutions et les acteurs du monde de la santé). Les Présidents de Collèges ont en charge de proposer et de développer la stratégie du domaine d’expertise de leur collège. Ils ont la responsabilité des ressources humaines de leur collège. Ils sollicitent en cas de besoin les vice-présidences dans leur domaine de compétence respective.
Il appartient au Président en exercice de proposer au Conseil d’Administration un candidat par collège.
Les Présidents de Collège élus siègent au Conseil d’Administration et au Bureau.
S i le candidat proposé par le Président n’est pas élu, le Président a en charge de soumettre une autre candidature dans un délai raisonnable.
Le Conseil d’Administration ne peut refuser que deux candidatures successives pour le même collège. Dans cette hypothèse, le Président décide en dernier lieu.
2.2.6. Le responsable communication
Il est en charge de proposer au bureau la stratégie de communication interne et externe et sa mise en place pour accompagner le développement des missions de la SFSD.
Sauf décision contraire du bureau, les missions du responsable communication sont exercées bénévolement.
Sauf décision contraire du président, le responsable communication siège au bureau, au sein duquel il a une voix consultative.
Il rend compte de ses actions au bureau.
2.2.7. Le responsable informatique
Il est en charge des systèmes d’information de la SFSD, dont la plateforme de formation à distance ainsi que du bon fonctionnement du site institutionnel. Il est force de proposition.
Sauf décision contraire du bureau, les missions du responsable communication sont exercées bénévolement.
Sauf décision contraire du président, le responsable SI siège au bureau, au sein duquel il a une voix consultative.
Il rend compte de ses actions au bureau.
2.2.8. Le Secrétaire Général
Le Secrétaire Général dispose des pouvoirs suivants :
Le Secrétaire Général peut se faire assister par un service de secrétariat.
2.2.9. Le Trésorier
Le Trésorier dispose des missions suivantes :
2.2.10. Le responsable des usagers
Il anime l’Assemblée des Usagers et développe des actions en liens avec la stratégie des vice-présidences et des collèges.
Il est nommé par le Président et il rend compte au bureau de ses actions.
2.3. Mode de délibération
Les membres du Bureau peuvent assister aux réunions du Bureau par tous moyens de télécommunication (visioconférence, téléconférence, ou toute autre technologie permettant la participation à distance).
Un membre participant par voie de télécommunication est réputé présent.
Les membres du Bureau n’ont pas la faculté de se faire représenter.
2.4. Rémunération
Les membres du Conseil d’Administration, et les membres constituant le Bureau exercent leur mandat bénévolement.
Les frais liés à la représentation de l’Association dans les actes de la vie civile, ainsi que les frais de déplacement sont remboursés sur présentation des justificatifs au Trésorier.
2.5. Délégation
Le Présidents, le Past Président, les Vice‐Présidents, le Conseil d’Administration, le Bureau, ou l’un de leurs membres peuvent déléguer leurs pouvoirs (hormis en matière d’exécution des dépenses et de recouvrement des recettes), sous réserve des règles suivantes :
2.6. Mode de transmission des documents
Dans la mesure du possible, les communications de documents se feront par internet à l’adresse internet indiquée par les adhérents ou membres.
Tous les documents doivent obligatoirement être adressés au secrétariat général pour classement et archivage.
Toutes les productions issues de la SFSD doivent comporter la mention suivante « ce document est la propriété de la SFSD. Toute reproduction ou diffusion est interdite et s’expose à une action en responsabilité civile »
3. Art. 3 Assemblées Générales – Règles communes
L'Assemblée Générale comprend tous les adhérents à la SFSD ayant acquitté leurs cotisations annuelles à la date de convocation de l’Assemblée générale.
3.1. Cotisation
La cotisation annuelle des membres est fixée selon une grille ré évaluable chaque année.
Sont reconnus comme adhérents les membres fondateurs, actifs et représentant les sociétés savantes, les représentants des associations de patients ayant réglé leur cotisation, ainsi que les membres bienfaiteurs, ayant fait un don supérieur au montant de la cotisation annuelle.
L’Association peut bénéficier de toute ressource qui ne lui est pas expressément interdite par les lois et règlements en vigueur.
3.2. Modalités de convocation -Mise à disposition des documents
L’Assemblée Générale se tient en tout lieu fixé par l’auteur de la convocation.
La convocation peut être effectuée par lettre simple ou email.
La convocation comprend l’ordre du jour, le texte des projets de résolutions et mentionne la date et le lieu de l’Assemblée Générale.
Elle est effectuée au moins quinze jours avant la tenue de la réunion.
Les différents documents et rapports présentés aux Assemblées Générales seront mis à disposition des membres et adhérents au siège de l’Association.
3.2.Bureau de l’Assemblée – Feuilles de présence –Procès-verbaux
Le Président préside l’Assemblée Générale.
Il désigne des membres qui vont, sous son contrôle, assurer le bon fonctionnement de l’Assemblée Générale en leur qualité de scrutateur.
Il désigne un secrétaire de séance. Ensemble, il constitue le bureau de l’Assemblée.
Une feuille de présence est établie. Le procès verbal de l’Assemblée Générale est signé par le Président et le secrétaire général.
3.3 Modes de scrutin
Le mode de scrutin est établi par le Président en début d’Assemblée Générale, ou en ce qui concerne le vote par correspondance ou par visioconférence, au moment de la convocation.
En fonction des décisions à prendre, le vote peut s’effectuer à main levée, par bulletin secret, par correspondance ou par procuration. Tout membre de l’Assemblée générale peut donner une procuration à un autre membre pour se faire représenter.
Un membre de l’Assemblée générale peut recevoir plusieurs procurations.
Chaque membre ou adhérent de l’Association dispose d’une voix et ne peut s’exprimer en son nom propre qu’une seule fois par vote, mais peut voter pour un nombre illimité de mandants.
3.3.1.Vote à main levée
Lors d'une Assemblée Générale organisée sur site ou par visioconférence, le Président peut recourir, au vote à main levée.
Les bulletins de vote par correspondance numérique ou postale seront pris en compte dans le cadre du vote à main levée.
3.3. 2.Vote par bulletin secret
Le bulletin de vote est établi sur support papier et reprend chacun des points de l’ordre du jour.
Il comporte, pour chaque résolution soumise au vote, les possibilités de choix suivant : « Rejet » ; « Approbation ».
Le vote par correspondance numérique ou postale ou le vote par visioconférence ne sont dans cette hypothèse pas envisageables.
Un vote blanc est considéré comme un vote contre.
3.3.3.Vote par correspondance
Le bulletin de vote ou le courriel, comportant le nom de l’adhérent, devra être adressé dûment rempli et signé au secrétaire général de l’Association au plus tard trois jours avant la réunion. Les enveloppes ou courriels seront ouverts pendant le vote de l’Assemblée Générale.
Les bulletins blancs seront attribués au Président, sans limitation de leur nombre, le Président les utilisant pour voter.
3.3.4 Vote par procuration
Lors d’une Assemblée Générale organisée sous la forme d’une réunion physique, les procurations désignent l’adhérent ou le membre mandaté.
Toutefois, les procurations en blanc (sans indication d’un adhérent ou membre mandaté) sont valides.
Celles-‐ci sont alors confiées au Président en exercice qui émet le vote.
Le nombre de procurations dont peut disposer un mandataire est illimité.
3.4 Assemblée Générale Ordinaire
Elle est compétente pour:
3.5 Assemblée Générale extraordinaire
Elle est compétente pour:
3.6 Communication
Les membres du Conseil d’Administration sont amenés à représenter la SFSD lors de différentes manifestations scientifiques, institutionnelles et autres.
A cet effet ils se doivent avant toute communication :
Règlement intérieur du 23 septembre 2019
Le présent règlement intérieur complète et précise les statuts de la Société Française de Santé Digitale dont le siège est chez :
Mme Christine Salvert –Grizet
34 rue de l’Artois
17440 Aytré.
Il est rédigé en complément des statuts. Son contenu peut évoluer dans l’intérêt d’une meilleure administration de l’Association. Les dispositions du règlement intérieur sont opposables aux membres de l’Association ainsi qu’aux tiers partenaires de la SFSD. L’adhésion aux statuts, ou leur acceptation, vaut adhésion au règlement intérieur.
La vie de l’Association est animée et gérée par un Conseil d’Administration, une Assemblée Générale, un Bureau, deux collèges, des comités et des départements. L’Association est présidée par un Président et deux Vice-‐Présidents.
1. Art. 1 : Le Conseil d’Administration
1.1. Composition
Comme le précise l’article 9 des statuts, le Conseil d’Administration est composé d’au plus 30 membres élus.
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION EST COMPOSE DE :
1 . 1 . 1 . Les membres élus permanents sont proposés au conseil d’administration par le Président qui statue en dernier ressort.
Leur candidature est proposée au Conseil d’Administration au moins quinze jours avant la réunion de l’Assemblée Générale.
Elles sont adressées au Président. Chaque candidature doit être accompagnée d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation décrivant le projet du postulant au sein de l’association. Leur mandat prend fin au terme du mandat du Président de l’Association en exercice.
Les membres permanents du conseil d’administration sont :
‐ les membres du bureau
‐ les coordonnateurs
- Ils planifient, animent et coordonnent les comités, ils en effectuent des comptes rendus. Ils proposent des axes de travail en lien avec la stratégie du vice-‐président. Ils nomment les responsables de section avec son vice-‐président et il suit l’avancée des travaux. Il est force de proposition auprès de son vice-‐président.
- Ils sont choisis par les présidents de collège. Ils planifient, animent et coordonnent les groupes de travail. Ils suivent l’avancée des travaux et sont force de proposition auprès des présidents de collèges.
- Les responsables de département sont experts dans le domaine du département. Le responsable du département télémédecine est médecin ou chirurgien-‐dentiste ou sage femme, le responsable du département télé soin est auxiliaire médical ou pharmacien, les responsables des départements « intelligence artificielle» et « objets connectés, DM, SI » sont également experts dans le domaine.
- ils sont choisis par le vice-‐président et son coordonnateur. Ils planifient, animent et coordonnent les sections. Ils suivent l’avancée des travaux et sont force de proposition auprès des vice-‐présidents et coordonnateurs
La sélection du projet fait de son porteur u n membre du conseil d’administration.
Son mandat arrive à échéance avec l’aboutissement du projet.
Tous les membres ont une voix délibérative.
1.2. Convocation
Le Conseil d’Administration se réunit en tout lieu fixé par l’auteur de la convocation.
La convocation peut être effectuée par lettre simple ou email.
Elle comprend l’ordre du jour et mentionne la date et le lieu de réunion.
Elle est effectuée au moins quinze jours avant la tenue du Conseil d’administration.
1.3. Mode de délibération au sein du Conseil d'Administration
Les membres du Conseil d’Administration peuvent assister aux réunions par tous moyens de télécommunication (visioconférence, téléconférence, ou toute autre technologie permettant la participation à distance).
Un membre participant par voie de télécommunication est réputé présent.
Tout membre du Conseil d’Administration peut donner une procuration à un autre membre pour se faire représenter.
Un membre du Conseil d’Administration peut recevoir plusieurs procurations.
Le procès verbal ou le compte rendu du Conseil est signé par le Président.
l est validé au début du Conseil d’administration suivant.
2. ART.2 Le Bureau
Le Bureau est l’organe décisionnaire et est organisé selon le schéma visé à l’ANNEXE 1.
Néanmoins, pour être conformes, ses décisions seront présentées au Conseil d'Administration, afin d'assurer le bon fonctionnement de l'Association.
2.1. Modalités de l’élection
Les membres du Bureau sont au nombre de 12 et sont élus par le Conseil d’Administration sur proposition du président.
2.2. Composition et pouvoirs des membres du Bureau
2.2.1. Le Président en exercice
Le Président dispose des pouvoirs les plus étendus pour représenter et engager l’Association dans tous les actes de la vie civile.
Il dispose également des pouvoirs suivants:
- Ordonner les dépenses et recouvrer les recettes;
- Trancher en cas d’égalité parfaite lors des Conseils d’Administration ou du Bureau;
- Convoquer l’Assemblée Générale Extraordinaire;
- Convoquer l’Assemblée générale ordinaire
- Convoque le conseil d’administration autant qu’il le juge nécessaire
- Présenter le rapport moral à l’Assemblée Générale;
- Présenter le plan stratégique de l’Association, dont il doit rendre compte chaque année
- Organiser et veiller au bon déroulement des débats;
- Initier des partenariats avec des organismes, sociétés et institutions nationaux et internationaux avant de les faire valider par le Bureau
- Définir et garantir que la ligne scientifique et éthique du Congrès annuel organisé par l’Association est conforme à son intérêt et à son objet social
- Proposer les membres du conseil d’administration à l’Assemblée générale
2.2.2. Past-Président
À la fin de son mandat, le Président, s’il n’est pas réélu ou ne candidate pas à sa succession, demeure administrateur du Conseil d’Administration et exerce au sein du Bureau le mandat de Past-Président pour une période de trois ans.
À la demande du Président, il représente l’Association dans les actes de la vie civile et peut l’assister dans l’exercice de ses missions sur sa demande.
Il supplée et remplace le Président avec les mêmes responsabilités que le Président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.
2.2.3. Vice-Présidents
La SFSD compte deux Vice-Président(e)s :
- Un(e) Vice‐Président(e), responsable de l’Université de la Médecine Digitale (UMD). Il a pour mission d’initier, de proposer et de réaliser des programmes de formation initiale et/ou continue adressés à tous les acteurs de la santé digitale, en lien avec l’objet social de la SFSD et de développer la recherche en pédagogie. Il est en charge de la stratégie de l’UMD et garantie sa mise en œuvre. Il est responsable des ressources humaines affectées à l’UMD. Il rend compte de ses actions au Président.
- Un(e) Vice‐Président(e), responsable du Centre d’études et de Recherche en Sciences Humaines et Sociales en Santé Digitale (CR3SD). Le CR3SD est en charge d’accompagner les projets de la SFSD dans la sphère de compétence sociale, humaine, juridique, économique et éthique. Il est amené à valider les productions de la SFSD sur un plan réglementaire et éthique. Le vice président a pour mission d’initier la stratégie et garantie sa mise en œuvre. Il est responsable des ressources humaines affectées au CR3SD. Il rend compte de ses actions au Président.
Les Vice-Présidents sont nommés par le Président pour une durée de 3 ans. Leurs mandats sont renouvelables une fois.
Les Vice-Présidents ne sont pas médecins et doivent être représentatifs de la pluriprofessionnalité de la SFSD.
Les Vice-Présidents représentent la Présidence dans les domaines relevant de leurs sphères de compétences. Les Vice-Présidents assistent le Président, à sa demande, dans l’exécution de leurs missions.
À la demande du Président, ils représentent l’Association dans les actes de la vie civile et l’assistent dans l’exercice de ses missions. Ils suppléent et remplacent le Président avec les mêmes responsabilités que le Président en exercice en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier, dans les domaines qui relèvent de leurs sphères de compétences.
Les vice‐présidents choisissent leur coordonnateur de comité. Ensemble, ils choisissent les responsables de sections.
2.2.4. Le Délégué Général aux Relations Institutionnelles
Le Délégué Général aux Relations Institutionnelles est en charge des liens entre la SFSD et les institutions.
l développe la politique institutionnelle de l’association auprès des instances concernées par la santé digitale.
Il rend compte en direct de ses actions au Président et aux Vice‐Présidents.
2.2.5. Les Présidents des Collèges
L’association s’organise en deux Collèges animés par deux présidents.
Les Présidents de Collèges sont nommés par le conseil d’administration sur proposition du Président. Ils ont une expertise reconnue dans le domaine qui leur est confié. Ils sont légitimes et impliqués dans le monde de la santé digitale (reconnus par les institutions et les acteurs du monde de la santé). Les Présidents de Collèges ont en charge de proposer et de développer la stratégie du domaine d’expertise de leur collège. Ils ont la responsabilité des ressources humaines de leur collège. Ils sollicitent en cas de besoin les vice-présidences dans leur domaine de compétence respective.
- Collège TELESANTE, dont la mission est le développement de la recherche clinique et scientifique en télémédecine et télésoin. Il produit des recommandations de bonnes pratiques professionnelles pour un service en santé digital amélioré.
- Collège du NUMERIQUE, dont la mission est de développer une réflexion autour de l’usage du numérique en santé et de contribuer à l’élaboration et la diffusion d’un savoir en la matière. Il a pour mission d’accompagner les acteurs de la santé digitale à l’utilisation du numérique au service de la santé. Il produit des recommandations de bonnes pratiques professionnelles pour un service en santé digital amélioré.
Il appartient au Président en exercice de proposer au Conseil d’Administration un candidat par collège.
Les Présidents de Collège élus siègent au Conseil d’Administration et au Bureau.
S i le candidat proposé par le Président n’est pas élu, le Président a en charge de soumettre une autre candidature dans un délai raisonnable.
Le Conseil d’Administration ne peut refuser que deux candidatures successives pour le même collège. Dans cette hypothèse, le Président décide en dernier lieu.
2.2.6. Le responsable communication
Il est en charge de proposer au bureau la stratégie de communication interne et externe et sa mise en place pour accompagner le développement des missions de la SFSD.
Sauf décision contraire du bureau, les missions du responsable communication sont exercées bénévolement.
Sauf décision contraire du président, le responsable communication siège au bureau, au sein duquel il a une voix consultative.
Il rend compte de ses actions au bureau.
2.2.7. Le responsable informatique
Il est en charge des systèmes d’information de la SFSD, dont la plateforme de formation à distance ainsi que du bon fonctionnement du site institutionnel. Il est force de proposition.
Sauf décision contraire du bureau, les missions du responsable communication sont exercées bénévolement.
Sauf décision contraire du président, le responsable SI siège au bureau, au sein duquel il a une voix consultative.
Il rend compte de ses actions au bureau.
2.2.8. Le Secrétaire Général
Le Secrétaire Général dispose des pouvoirs suivants :
- Convoquer les Assemblées Générales Ordinaires et les réunions du Bureau avec le Président;
- Rédiger les procès-‐verbaux et les retranscrire dans les registres prévus à cet effet;
- Organiser et contrôler le bon déroulement des votes;
- Élaborer avec le Président l’ordre du jour du Conseil d’Administration, des AG ou AGE ;
- Peut représenter le Président sur sa demande auprès de la Société organisatrice du Congrès annuel dans sa préparation et dans son exécution;
- Peut représenter le Président sur sa demande auprès des sociétés prestataires en charge de la gestion de la SFSD;
- Est chargé du traitement du courrier du Président, des Vices Présidents et du Trésorier de la SFSD;
- Il représente le Président à sa demande
- Il est responsable du bon fonctionnement des adhésions (relances, news letters)
Le Secrétaire Général peut se faire assister par un service de secrétariat.
2.2.9. Le Trésorier
Le Trésorier dispose des missions suivantes :
- Exécuter les dépenses et recouvrer les recettes;
- Contrôler la comptabilité;
- Il définit et met en place des procédures et des circuits de facturation
- Il rend compte au Bureau tous les 3 mois de la comptabilité de l’Association
- Il dresse annuellement les comptes (bilan, compte de résultats et si nécessaire, une annexe);
- Il est assisté dans sa mission par un comptable
- Il présente annuellement devant l’assemblée générale et au Conseil d’Administration un rapport financier et il en reçoit quitus
- Il participe aux prises de décisions budgétaires
- Il organise la gestion des adhésions en ligne et par chèque
- Il est responsable des relations bancaires de la SFSD
2.2.10. Le responsable des usagers
Il anime l’Assemblée des Usagers et développe des actions en liens avec la stratégie des vice-présidences et des collèges.
Il est nommé par le Président et il rend compte au bureau de ses actions.
2.3. Mode de délibération
Les membres du Bureau peuvent assister aux réunions du Bureau par tous moyens de télécommunication (visioconférence, téléconférence, ou toute autre technologie permettant la participation à distance).
Un membre participant par voie de télécommunication est réputé présent.
Les membres du Bureau n’ont pas la faculté de se faire représenter.
2.4. Rémunération
Les membres du Conseil d’Administration, et les membres constituant le Bureau exercent leur mandat bénévolement.
Les frais liés à la représentation de l’Association dans les actes de la vie civile, ainsi que les frais de déplacement sont remboursés sur présentation des justificatifs au Trésorier.
2.5. Délégation
Le Présidents, le Past Président, les Vice‐Présidents, le Conseil d’Administration, le Bureau, ou l’un de leurs membres peuvent déléguer leurs pouvoirs (hormis en matière d’exécution des dépenses et de recouvrement des recettes), sous réserve des règles suivantes :
- La durée de la délégation doit être limitée dans le temps;
- Les décisions du délégué doivent être approuvées par le délégant pour être exécutoires immédiatement.
- La délégation doit avoir un objet précis et un but déterminé.
2.6. Mode de transmission des documents
Dans la mesure du possible, les communications de documents se feront par internet à l’adresse internet indiquée par les adhérents ou membres.
Tous les documents doivent obligatoirement être adressés au secrétariat général pour classement et archivage.
Toutes les productions issues de la SFSD doivent comporter la mention suivante « ce document est la propriété de la SFSD. Toute reproduction ou diffusion est interdite et s’expose à une action en responsabilité civile »
3. Art. 3 Assemblées Générales – Règles communes
L'Assemblée Générale comprend tous les adhérents à la SFSD ayant acquitté leurs cotisations annuelles à la date de convocation de l’Assemblée générale.
3.1. Cotisation
La cotisation annuelle des membres est fixée selon une grille ré évaluable chaque année.
Sont reconnus comme adhérents les membres fondateurs, actifs et représentant les sociétés savantes, les représentants des associations de patients ayant réglé leur cotisation, ainsi que les membres bienfaiteurs, ayant fait un don supérieur au montant de la cotisation annuelle.
L’Association peut bénéficier de toute ressource qui ne lui est pas expressément interdite par les lois et règlements en vigueur.
3.2. Modalités de convocation -Mise à disposition des documents
L’Assemblée Générale se tient en tout lieu fixé par l’auteur de la convocation.
La convocation peut être effectuée par lettre simple ou email.
La convocation comprend l’ordre du jour, le texte des projets de résolutions et mentionne la date et le lieu de l’Assemblée Générale.
Elle est effectuée au moins quinze jours avant la tenue de la réunion.
Les différents documents et rapports présentés aux Assemblées Générales seront mis à disposition des membres et adhérents au siège de l’Association.
3.2.Bureau de l’Assemblée – Feuilles de présence –Procès-verbaux
Le Président préside l’Assemblée Générale.
Il désigne des membres qui vont, sous son contrôle, assurer le bon fonctionnement de l’Assemblée Générale en leur qualité de scrutateur.
Il désigne un secrétaire de séance. Ensemble, il constitue le bureau de l’Assemblée.
Une feuille de présence est établie. Le procès verbal de l’Assemblée Générale est signé par le Président et le secrétaire général.
3.3 Modes de scrutin
Le mode de scrutin est établi par le Président en début d’Assemblée Générale, ou en ce qui concerne le vote par correspondance ou par visioconférence, au moment de la convocation.
En fonction des décisions à prendre, le vote peut s’effectuer à main levée, par bulletin secret, par correspondance ou par procuration. Tout membre de l’Assemblée générale peut donner une procuration à un autre membre pour se faire représenter.
Un membre de l’Assemblée générale peut recevoir plusieurs procurations.
Chaque membre ou adhérent de l’Association dispose d’une voix et ne peut s’exprimer en son nom propre qu’une seule fois par vote, mais peut voter pour un nombre illimité de mandants.
3.3.1.Vote à main levée
Lors d'une Assemblée Générale organisée sur site ou par visioconférence, le Président peut recourir, au vote à main levée.
Les bulletins de vote par correspondance numérique ou postale seront pris en compte dans le cadre du vote à main levée.
3.3. 2.Vote par bulletin secret
Le bulletin de vote est établi sur support papier et reprend chacun des points de l’ordre du jour.
Il comporte, pour chaque résolution soumise au vote, les possibilités de choix suivant : « Rejet » ; « Approbation ».
Le vote par correspondance numérique ou postale ou le vote par visioconférence ne sont dans cette hypothèse pas envisageables.
Un vote blanc est considéré comme un vote contre.
3.3.3.Vote par correspondance
Le bulletin de vote ou le courriel, comportant le nom de l’adhérent, devra être adressé dûment rempli et signé au secrétaire général de l’Association au plus tard trois jours avant la réunion. Les enveloppes ou courriels seront ouverts pendant le vote de l’Assemblée Générale.
Les bulletins blancs seront attribués au Président, sans limitation de leur nombre, le Président les utilisant pour voter.
3.3.4 Vote par procuration
Lors d’une Assemblée Générale organisée sous la forme d’une réunion physique, les procurations désignent l’adhérent ou le membre mandaté.
Toutefois, les procurations en blanc (sans indication d’un adhérent ou membre mandaté) sont valides.
Celles-‐ci sont alors confiées au Président en exercice qui émet le vote.
Le nombre de procurations dont peut disposer un mandataire est illimité.
3.4 Assemblée Générale Ordinaire
Elle est compétente pour:
- L’approbation du rapport moral et d’activité présenté par le Président;
- L’approbation des comptes présentés par le Trésorier;
- L’élection des membres du Conseil d’Administration.
- Le plan d’action stratégique de l’année à venir
3.5 Assemblée Générale extraordinaire
Elle est compétente pour:
- L’approbation de toutes modifications des statuts;
- L’approbation du règlement intérieur.
- Toute proposition de modification du présent Règlement sera présentée par le Président en exercice à l’approbation définitive de l’Assemblée Générale Extraordinaire la plus proche.
3.6 Communication
Les membres du Conseil d’Administration sont amenés à représenter la SFSD lors de différentes manifestations scientifiques, institutionnelles et autres.
A cet effet ils se doivent avant toute communication :
- D’en avertir par mail le Secrétaire Général au moins quinze jours avant la manifestation pour une information auprès du Bureau;
- De présenter la SFSD, son objet, et de se servir des supports de communication mis à leur disposition (masque de présentation, charte graphique);
- De faire apparaître systématiquement le logo de la SFSD, après autorisation de la SFSD, obtenue auprès du Secrétaire Général qui en informera le Président.
Règlement intérieur du 23 septembre 2019
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Professeur Nathalie SALLES,
présidente 
|
Mme Lydie CANIPEL,
secrétaire générale 
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